O que é um Fluxograma?

Autor: Roberto Davi Miranda da Costa

Como o próprio nome já diz, fluxograma é uma representação gráfica do fluxo de um processo. Também chamado de gráfico de processos, gráfico de procedimentos ou em inglês de flowchart, consiste na representação de um processo através da utilização de símbolos gráficos padronizados contendo a descrição de cada etapa do mesmo, o que auxilia no entendimento prático deste, já que inclui entradas e saídas, decisões, pessoas, materiais e documentos envolvidos nesse. Alguns desses símbolos já são conhecidos pelos usuários de fluxogramas, porém outros ainda permanecem desconhecidos pela grande maioria.

Os símbolos são agrupados seguindo-se uma lógica previamente convencionada de que cada símbolo representa uma modalidade do processo. Nos exemplos acima, verifica-se a existência de um símbolo específico para início e término do processo, um apenas para etapas decisórias, outro para etapas normais do processo (em que não necessita decisão), setas indicativas de sentido do processo e também processos predefinidos, ou seja, englobam outras etapas à parte dentro deles.

Com esses símbolos torna-se mais prático e rápido se organizar e entender o funcionamento de um processo ou trabalho, apontando-se possíveis falhas e causadores de atrasos e ineficiências no mesmo.

Para se montar um fluxograma, o gestor do processo deve antes fazer um levantamento detalhado de todas as etapas, pessoas envolvidas e documentos relacionados ao mesmo. Após isso, deve-se escolher o tipo de fluxograma a ser utilizado, que se adéqüe ao processo, elaborando-se um breve rascunho. Logo em seguida deve-se “testar” o fluxograma, verificando se cada etapa do processo foi relatada e demonstrada graficamente, e se há alguma falha na execução do processo. Feito isso o fluxograma estará terminado.

Há diversos tipos de fluxogramas disponíveis, tais como: vertical, administrativo ou de rotinas de trabalho e fluxograma global. Sua utilização está diretamente relacionada à execução do processo. Cabe ao gestor deste escolher qual tipo melhor se encaixa. O mais utilizado entre eles é o fluxograma vertical, por ser simplificado, pois muitas vezes o analista pode se perder ao tentar entender e descrever o processo ao mesmo tempo, gerando perda de tempo e retrabalho.

A utilização do fluxograma vem aumentando ao longo dos anos, as organizações vêm utilizando cada vez mais essa poderosa ferramenta como um meio de otimizar seus processos produtivos e administrativos, gerando uma maior eficiência na execução dos mesmos. As organizações têm tido maior preocupação com a realização de seus processos, porque o mercado competitivo tem exigido isso delas, os consumidores exigem cada vez mais rapidez, perfeição e qualidade na prestação de serviços e entrega de produtos. E o fluxograma, assim como outros gráficos, aparece no mundo dos negócios como uma importante e indispensável ferramenta de controle de qualidade, apoiando decisões de suma importância pelos gestores de organizações de vários setores.


Referências:

ARAUJO, Luis César G. de. Organização, Sistemas e Métodos e as Tecnologias de Gestão Organizacional. 4. ed. São Paulo: Atlas, 2008.

CURY, Antonio. Organização e Métodos – Uma Visão holística. 7. ed. São Paulo: Atlas, 2000.